Zorg dat je goed overzicht houdt van de uitgaven die je doet. Hieronder een aantal tips:

• Houd privégeld altijd gescheiden van het geld voor je initiatief.


• Koop een bonnen- of kwitantieboekje. Zo kun je voor contante aankopen op de markt of het uitbetalen van een vrijwilligersvergoeding toch een ‘bewijsstuk’ maken.


• Houd de voorwaarden van je beschikking in de gaten. Daarin staat waar je het geld wel en niet aan mag uitgeven en wat je moet doen als je afwijkt van de ingediende begroting.


• Zorg dat je overzicht van je uitgaven altijd bijgehouden is met alle bonnen en kwitanties. Zo kun je voorkomen dat je teveel uitgeeft. Gebruik het formulier dat je met de beschikking hebt ontvangen. Klik hier voor een leeg formulier. 


• Oude bonnen kunnen vervagen. Scan daarom je bonnen in of maak er goede kopieën van. Het overzicht van je uitgaven en de bonnen moet je 5 jaar bewaren.


• Niet vergeten: geld dat je overhoudt, moet je terugstorten (of laten storten) naar Opzoomer Mee.

Het geld voor je idee wordt overgemaakt aan een vereniging, stichting of bedrijf (een rechtspersoon dus). Ben je dat zelf niet? Dan heb je er eentje in je buurt gevraagd om voor jouw initiatief op te treden als uitbetaaladres. Met dit ‘adres’ moet je natuurlijk een paar werkafspraken maken.

• Kan het uitbetaaladres de facturen (vooral de grotere facturen) voor je initiatief betalen en/of aankopen doen op internet?


• Kan het uitbetaaladres voor contant geld zorgen en wie kan dit namens jouw initiatief aanvragen en ophalen?


• Kan het uitbetaaladres een overzicht van de inkomsten en uitgaven voor je maken, voorzien van alle bonnen en kwitanties? Of doe je dat zelf of doet iemand anders dat namens jouw initiatief?

Welke afspraken je ook maakt met het uitbetaaladres; de initiatiefnemer (jij dus) is en blijft verantwoordelijk voor het initiatief en het geld dat je hebt gekregen.

Als je een vergunning of toestemming nodig hebt, regel deze dan als eerste. Het zou erg vervelend zijn als op het laatste moment blijkt dat je geen vergunning krijgt voor je evenement of de woningbouwcorporatie geen toestemming geeft voor het maken van bijvoorbeeld een muurschildering. Voor het aanbrengen van bijvoorbeeld een muurschildering heb je toestemming nodig van de eigenaar van het gebouw. Bij het planten van groen op de openbare weg komt Stadsbeheer namens de gemeente al gauw om de hoek kijken. Denk goed na wie er allemaal toestemming moet geven om je idee uit te kunnen voeren en regel deze toestemming zo snel mogelijk. Vergeet niet je contactgegevens duidelijk te vermelden als je om toestemming vraagt.

Twijfel je of je ergens een vergunning of toestemming voor nodig hebt? Neem dan contact op met de gebiedsnetwerker (bel 14-010 of Opzoomer Mee: 010 - 213 10 55).

Voor sommige initiatieven, evenementen of feesten heb je vooraf toestemming of zelfs een vergunning van de gemeente nodig. Dit kost soms geld, maar zeker ook tijd. Doe hier de check om te kijken welke vergunning je nodig hebt.

Voor kleine, zogenaamde 0-evenementen, zoals een buurtbarbecue is het genoeg om een melding te maken bij de gemeente. Je ontvangt dan gratis een bewijs van kennisgeving van je melding. Meld een 0-evenement minstens 5 werkdagen van tevoren.

Voor sommige evenementen, zogenaamde A-evenementen, heb je wel een vergunning nodig. Bijvoorbeeld als er meer dan 250 mensen komen, je de weg gaat afsluiten, een tent gaat plaatsen op de openbare weg, alcohol wilt schenken of versterkte muziek wil draaien. Zo’n vergunning kost geld en moet je minimaal vier weken van tevoren aanvragen.

Klik hier voor meer informatie over een 0-evenement.
Klik hier voor meer informatie over een A-evenement. 

In sommige gevallen staat in de beschikking de voorwaarde dat je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet hebben. Deze voorwaarde wordt gesteld als je regelmatig met kwetsbare groepen (denk aan ouderen of kinderen) werkt zonder dat daar toezicht bij aanwezig is. Vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare personen werken, kunnen gratis een VOG aanvragen. Je moet een VOG zelf aanvragen. Denk goed na wie van de mensen die bij jouw initiatief betrokken zijn een VOG moet hebben.

Klik hier voor meer informatie over het aanvragen van een gratis Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Klik hier voor een voorbeeld van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Een goed draaiboek maakt het verschil. Het zorgt dat je alle klussen om je idee te realiseren op een rij hebt en weet wanneer je wat moet doen. Dat helpt om de voortgang goed in de gaten te houden. Het zorgt zo ook voor rust in de voorbereiding en voorkomt stress. Belangrijke onderdelen van je draaiboek zijn de titel, locatie, datum en tijd van je initiatief, de contactgegevens van alle betrokkenen en een uitgewerkt programma met taakverdeling.

Tip: Draaiboeken wijzigen in de aanloop van een activiteit of evenement, dus zet er dus een datum op. Dan weet iedereen over welke versie je het hebt. Klik hier voor een leeg format van een draaiboek. Hieronder vind je drie voorbeelden van een goed draaiboek. 

• Voorbeeld Muziek in het Park


• Voorbeeld Kinderen met Talent


• Voorbeeld Buitenspeeldag

Het is natuurlijk de bedoeling dat je bewoners op tijd informeert over je evenement of project en ze uitnodigt om deel te nemen. Iedereen is dan op de hoogte, kan deelnemen en wie weet vind je zo ook nog bewoners die mee willen helpen. Het op tijd informeren van de buurt zorgt er ook voor dat niemand voor verrassingen komt te staan en verkleint de kans dat mensen bijvoorbeeld later gaan klagen. Natuurlijk wil je ook dat je evenement goed wordt bezocht. Daarvoor is goede promotie nodig.

Passende promotie
Een goede promotie bestaat meestal uit een mix van verschillende communicatiemiddelen en/of activiteiten. Dit smeer je uit over een bepaalde periode, zodat de kracht van herhaling kan optreden. Je werving is afgestemd op de doelgroep die je wilt bereiken. Wil je jongeren bereiken? Dan bestaat je mix uit bijvoorbeeld een flyer, poster, berichten op sociale media en persoonlijk aanspreken. Maar let op: je doet dus niet alles op één dag, maar je spreidt het over een bepaalde periode.

Voorbeelden
Voor de werving van jongeren voor een sportmiddag kun je een flyer maken die qua taalgebruik en beeld op deze groep is afgestemd. Om de flyer te verspreiden kun je hun ontmoetingsplekken in de buurt opzoeken en ze met een praatje verder enthousiast maken. Op die plekken kun je misschien ook een poster ophangen. Voor ouderen werkt het iets anders. Misschien vervang je de flyer door een officiële uitnodiging en verspreid je deze in wooncomplexen voor ouderen en/of tijdens ouderenactiviteiten in het huis van de wijk. Ook daar kun je wellicht posters ophangen. En ook voor ouderen geldt dat een persoonlijk praatje de beste methode is om te werven.

Voor het maken van een promotieplan moet je een aantal dingen weten:

• Welke groep wil ik bereiken?
• Wat zijn goede manieren om deze groep uit te nodigen?
• Welke reclamemiddelen kan ik het beste inzetten en wat welk taalgebruik past het beste?
• En tenslotte: waar kan ik deze groep vinden?

Hieronder een aantal voorbeelden van promotiemateriaal:

• Voorbeeld uitnodiging
• Voorbeeld flyer
• Voorbeeld poster
• Voorbeeld persbericht

Tip: Voeg je promotieplan toe aan je draaiboek!

Het allerbelangrijkste om van je idee een succes te maken is dat je voldoende bewoners hebt die mee willen werken. Vele handen maken licht werk. Het voorkomt dat je vastloopt in de organisatie of dat je zelf ‘op’ bent als je idee is uitgevoerd.

• Begin op tijd met het zoeken naar bewoners die mee willen werken.


• Vraag andere bewoners al snel om mee te denken over je idee en met suggesties te komen. Als mensen zich eenmaal betrokken voelen, dan is de kans groter dat ze ook mee willen helpen.


• Maak mensen enthousiast voor je idee en vraag wat ze leuk vinden om te doen. Probeer aan de hand daarvan taken te verdelen. Zorg dat de taken duidelijk zijn.


• Vraag niet alleen bewoners die tot ‘jouw’ groep horen. Probeer ook bewoners uit andere culturen en leeftijdsgroepen erbij te betrekken. Schakel zo nodig bekende mensen binnen deze groepen in om contact te maken. 


• Houd iedereen op de hoogte van de voorbereiding van je initiatief. Zo blijven mensen betrokken en enthousiast.


• Pas op dat bewoners die mee willen werken niet overbelast raken.

Dan is het eindelijk zo ver! De sportmiddag kan beginnen, de buurtmoestuin kan worden geopend. Elk bewonersinitiatief heeft één of ander startmoment waar je als initiatiefnemer vaak lang naartoe hebt gewerkt en geleefd. Twee belangrijke tips voordat je echt start met je initiatief:

Tip: Zorg dat de leden van de wijkraad uitgenodigd en aanwezig zijn! Vergeet ook niet je andere sponsoren uit te nodigen.

Tip: Zorg dat de bezoekers zich welkom voelen. Kijk naar het filmpje hieronder met tips hoe je een goede gastheer of gastvrouw kunt zijn.