Binnen 4 weken na uitvoering van je initiatief moet je uitleggen wat je met het geld dat je kreeg van gemeente Rotterdam hebt gedaan. Dat kan simpel met het online verantwoordingsformulier. Dit formulier vind je ook in de e-mail over de uitbetaling van je initiatief. Het formulier bestaat uit een aantal vragen die je moet beantwoorden. Deze gaan over de uitvoering van je initiatief en de financiën. Daarnaast voeg je foto’s, krantenknipsels of een financieel verslag toe.
Controle
Het is belangrijk dat je je verantwoording goed en op tijd doet, want jaarlijks worden er 40 tot 50 initiatieven voor een controle uitgekozen. Tijdens zo’n controle controleert Opzoomer Mee of je je initiatief hebt uitgevoerd zoals je dit in je aanvraag hebt gezet. Zijn bijvoorbeeld je uitgaven (ongeveer) hetzelfde als de begroting in je aanvraag? Klopt dit niet, dan moet je in het ergste geval de bijdrage terugbetalen aan de gemeente. Het is dus belangrijk om je verantwoording goed te doen. Controles zijn trouwens tot 5 jaar na de uitvoering van je initiatief mogelijk!
Het verantwoordingsformulier kun je dus online invullen via de website van Opzoomer Mee. Of je gebruikt het formulier dat je kreeg in de e-mail over de uitbetaling van je initiatief. Op het formulier geef je aan of je bent uitgekomen met je geld. Was er voldoende budget? Had je geld over of kwam je juist tekort? Als je tekort kwam, zet je in je verantwoording hoe je dit hebt opgelost. Heb je je initiatief anders uitgevoerd dan je in je aanvraag hebt aangegeven? Of heb je extra of andere inkosten voor je initiatief gekregen? Dan vul je dat in op het verantwoordingsformulier.
Kijk hier voor voorbeelden van verantwoordingen.
Klik hier voor het online verantwoordingsformulier.
Klik hier voor een leeg verantwoordingsformulier. Dit formulier kun je downloaden of uitprinten.
Let op: Kreeg je meer dan € 2.500 voor je initiatief? Dan moet je het Formulier Financieel overzicht invullen en meesturen met dit formulier.
Het verantwoordingsformulier kun je mailen naar bewonersidee@opzoomermee.nl of per post opsturen naar:
Opzoomer Mee
Antwoordnummer 3122
3000 WB Rotterdam
Een postzegel is niet nodig.
Hulp nodig bij het invullen? Ook dan kunt je mailen naar bewonersidee@opzoomermee.nl of bellen met Opzoomer Mee: (010) 213 10 55.
Maak een overzicht van je uitgaven van je initiatief. Heb je je geld ontvangen via een uitbetaaladres? Misschien kan het uitbetaaladres je helpen om een overzicht te maken. Je kunt daarvoor het Formulier Financieel overzicht gebruiken dat je kreeg in de e-mail over de uitbetaling (beschikking) van je initiatief. Daarop noteer je alle inkomsten en uitgaven. Zorg dat je van alle uitgaven bonnetjes hebt. Het overzicht en de bonnetjes moet je 5 jaar bewaren voor een mogelijke controle. Stop ze in een envelop en/of scan ze in en bewaar ze goed!
Klik hier voor voorbeelden van een financieel overzicht.
Download hier een leeg formulier om inkomsten en uitgaven bij te houden.
Let op: Kreeg je meer dan € 2.500 voor je initiatief? Dan moet je ook het Formulier Financieel overzicht invullen en meesturen met het verantwoordingsformulier.
Heb je geld over? Dan stort je dit terug naar Opzoomer Mee. De gemeente Rotterdam gebruikt het geld dan weer om andere bewonersinitiatieven mogelijk te maken.
Terugstorten kan op rekeningnummer NL 56 INGB 000 43 533 42 van Stichting Opzoomer Mee. Vermeld altijd het dossiernummer en de titel van je initiatief. Dit vind je op de beschikking die je kreeg in de e-mail over de uitbetaling van de bijdrage voor je initiatief.
Hopelijk ging alles goed tijdens de voorbereiding en uitvoering van je initiatief? Het is een goed idee om de uitvoering je initiatief na te bespreken met je medeorganisatoren. Zeker als je van plan bent om nog eens een initiatief uit te voeren. Niet alleen om verbeterpunten aan te wijzen, maar ook om successen te vieren en mensen te bedanken voor hun inzet! Wacht niet te lang en organiseer een leuk moment om bij elkaar te komen. Wat ging goed en wat kan de volgende keer beter? Welke verrassingen kwam je tegen en hebben jullie dit goed samen op kunnen lossen? Het is fijn als iemand belangrijke punten opschrijft, zodat je die een volgende keer erbij kunt pakken.